今日学んだこと

分かっていることは書かない。分かっていないから書いて学ぶ。だから「今日学んだこと」なのです。

即時着手、即時処理

(写真:柿田川の流れ その4)

積み上がる仕事

ちょっと油断しているだけで、たちまち膨れ上がるもの。
それは、机の上の未処理の書類。
自分の場合、未処理の仕事は一箇所に決めて分散しないようにしています。
なぜなら、あちらこちらと置き始めたら、あっちにも一山、こっちにも一山とたちまち収拾がつかなくなるからです。
だから、常にポケットは一つ、そこだけ見てこれからやるべき仕事を把握しようとします。
そのタスクは様々で、バインダーに綴じたり、目を通して次の人に回したり、必要事項を書き込んでFAXで送ったりと、ついでの仕事がほとんどです。
でも、ついでだから、すぐ終わるからと油断していると、その小タスクが結構積み上がってたいへんなことになります。
そうすると、手をつけるのが億劫になり、だんだん書類の山が積み上がって、向かいの席の人が崩れるのを心配し始めます。それで仕方なく、半年分まとめて処理しているのが本当のところです。
おそらく、その中には既に期限切れになった有用な情報も含まれていることでしょう。

一番費やしている時間

メールでもそうですよね。少し油断しているとたちまちメールフォルダに何十、何百と溜まります。
後で、なんて考えていたらたいへんです。気がついた時に要るもの要らないものをより分けておかないと、要返信の大事なメールまで埋もれます。後で気がついたら冷や汗ものですし、お詫びのメールや電話で何倍もパワーがかかります。
そんなこんなで、処理のルーチンを適切に回さないと、一の仕事が十にも二十にもなります。それに、まとめて記憶を辿りながら処理するから効率も悪いこと甚だしいのです。
でも、ついつい後回しにする原因は、仕事と仕事の切れ目の時間が長いからで、なかなか次の仕事に頭と気持ちを切り替えることができず、億劫さが手伝って無駄な時間を過ごしてしまうからです。
そうすると、急ぎの仕事にお尻を蹴飛ばされて、至急の仕事だけで毎日が過ぎて行きます。後は、急ぎでないけど重要な仕事、あるいは重要でない仕事は後に置き去られます。
それで、かなり機会損失をしていると反省しきりです。もし、仕事の仕掛かりまでの時間を有効に使えば、自分の仕事の中身は相当変わるでしょう。

即時着手、即時処理

うだうだ考えたり、悩んでいる暇があれば、まずは取り掛かる。
気の重い仕事があれば、すぐ手をつけられて終わる仕事を先に片付ける。
もちろん、試験勉強前の部屋の掃除のように、今やらなくても良い仕事は論外ですが、どうせ今日やらなくてはならない仕事なら、次の仕事に頭が切り替わる時間を使って片付けたら良いのです。
仕事が一つでも片付けば、その分気持ちが軽くなりますし、また小さな達成感があるので、次の仕事に取り掛かろうと言うモチベーションにもなります。
即時着手、即時処理。
すぐに手を付け、すぐに終わらせる。
それを意識すれば、手待ちの時間を有効活用できるのではないでしょうか。

手付けの効用

しかし反面、小さな仕事の達成感ばかり求め過ぎると、雑務の作業ばかり優先するようになり、『急がないけれど、大切なこと』がおろそかになります。
『急がないけれど、大切なこと』とは、今日明日に問題になることではありませんが(あるいはそう思い込んでいる)、近い将来、例えば5年後や10年後は確実に問題になることです。
例えば、個人ならばキャリアパスの形成や、人生設計に関すること。健康づくりのダイエットなども該当するかも知れません。
会社ならば、ビジネスのパラダイムシフトをいつまでに成し遂げるのか、事業の拡張をいつまでに達成するか。
国ならば財政再建や、外交問題の解消。
人生ならば、終幕に悔いない生き方をする。
そして、あと5年後とか、10年後とか先に目標を置いて達成目指して頑張ろうとします。しかし、考えてみれば何年経っても、その期日は「5年後」であったり、「10年後」のままではないでしょうか。
本来ならば、1年経てばあと4年、2年経てばあと3年と期間は縮まるはずが、いつまでも「あと5年」では、スタート地点で足踏みしていると言われても仕方ありません。
つまり、毎日の雑事に忙殺されて、それで満足してしまい、人生の大きな目標を見失っているのです。
しかし、そう言うと心の声が聞こえて来ます。

「そうは言っても簡単じゃないし、そうそう手がつかないよ。」

それはもちろん本当です。
いきなり、10キロも痩せたり、海外で活躍できたり、100億円企業になったり、国の借金がゼロになったりはしないでしょう。
でも、間違いなく言えることは、まずは始めなくては、そしてやり続けなくては、決して達成することはありません。
画期的な痩せ薬ができたり、海外赴任の辞令を貰ったり、ヒット作をバンバン飛ばしたり、国の税収が3倍になることもありません。
まずは始める。失敗しても、不恰好でも、成果がほんの少しであっても。
そして、やりながら身につけた知見をもとに行動を変えて行くのです。
そうして、少しづつでも近づいて行けば、大きな目標も夢ではありません。
要はすぐに始められて、毎日継続できるところまで仕事の粒度を落とすことです。
怠惰な自分だからこそ、工夫してたゆまぬよう努めたいと思います。