今日学んだこと

分かっていることは書かない。分かっていないから書いて学ぶ。だから「今日学んだこと」なのです。

PREP法

(写真:桜町宵の口 その3)

伝え方のフレームワーク

伝達スキル、会社員なら当然身につけておかなくてはならない技術です。
いわゆる「報連相」、「報告」「連絡」「相談」を適切に行いなさい。
社会人の基本のキとして、一番最初に教えられることです。
そして、このいずれの場面でも、まずはきちんと話が伝わることが求められます。
ところが、お互い違う人間同士、見ている範囲も違えば、ボキャブラリーも違う。関心も、意識のレベルもまるで違います。
その違うもの同士、きちんと通じるように話をするのはなかなかたいへんです。
実際、何か言うたびに怒る人、逆に喋りかけられるとイライラする人。
うまく伝えられずに目詰まりを起こしていることがよくあります。
このように、私たちにとって伝達スキルはとても大切で、切実な問題なのです。

PREP法

どう話をしたらスッキリと伝わるのか。
それについて、PREP法と言うフレームワークがあります。
これは、分かりやすく相手に伝えるために、どんな構成にしたら良いかを教えたものです。
PREPとは、
Point、結論
Reason、理由
Example、実例
Point、再び結論
の頭文字を取ったものです。
この順番に従えば、私たちの報告はスッキリと分かりやすくなります。
まず、PREP法では頭に結論(Point)を持ってきます。
よく、私も「まず結論言え」と怒られます。上の立場からすれば、まず報告の中身を把握したいと思うものです。
ダラダラと結論に至る道筋を聞かされ、ただでさえ忙しいのに、いつまでこの話を聞かされるかと思ったらウンザリするでしょう。
ですから、まず結論を伝えて、報告の核となる部分を把握して貰うようにします。
次は、理由(Reason)です。
何故その結論に至ったか、理由を説明します。
そして、理由が信憑性のあるものか否かを判断して貰わなくてはならないので、実例(Example)を話して納得感を持って貰います。
最後は、また結論(Point)です。
一番大切なのは結論なので、最後にもう一度強調して相手に判断やアクションを求めます。

実践、PREP法

では、少し練習してみたいと思います。
まずは、肩慣らしで、
(親におもちゃをねだる場合)
Point:お母さん、僕も新しいゲーム機が欲しいよ。
Reason:だって、みんな新しいゲーム機を買って貰っているから、僕だけ持っていないとゲームを交換して遊べないんだ。
Example:いつも遊んでいる健二君でしょ、太郎君でしょ。正博君に、義博君だって持っているよ。友達の中ではないのは僕だけだよ。
Point:だからさあ、もう今年は他におもちゃは要らないから、ゲーム機を買ってよお。
・・・
こんなもんですかね。
では、
(事務所のパソコンを入れ替えたい場合)
Point:部長、実はお願いがあるのですが、事務所のパソコンのうち、古い機械を入れ替えたいのですが。
Reason:古いパソコンはもうサポート切れのOSしか動かすことができないので、さすがにこのままではセキュリティ上よくありませんし、仕事の効率も上がりません。
Example:最近、古いOSのセキュリティホールを狙った攻撃が増えているそうです。また、その対処に最新のセキュリティソフトをインストールしたところ、パソコンの起動に30分かかるようになりました。そのため、これでは仕事にならないとクレームが出ています。
Point:業務効率を考えても、パソコンは適宜新しくしていくのが良いと思われますので、是非ご検討をお願いします。
・・・
最後に少し重い
(トラブル報告をする場合)
Point:部長、申し訳ありませんがトラブルの報告をさせてください。
実は、お客様に納品する商品の手配が間に合わず、かなりお叱りをいただくことになりそうです。
Reason:お客様からも期日までには必ずと念を押されており、それで間違いのないよう余裕をもって発注をかけていました。ところが、業者の手違いで寸法を間違えて制作をしてしまい、今から作り直すと、指定の期日までに間に合いそうにありません。
Example:以前にも、このお客様の指定納期に間に合わないことがあり、その時は取引停止にまで発展し、当時の上司と必死に対応した経緯があります。
Point:取り急ぎ、最短の納期をお伝えして、よくお詫びを申し上げたいと思います。
その際に部長に同行をいただきたいのですが、お願いできないでしょうか。
・・・
まだまだですが、今後練習を積んで使いこなせれば良いと思います。