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今日学んだこと

分かっていることは書かない。分かっていないから書いて学ぶ。だから「今日学んだこと」なのです。

2分間ルール

(写真:中馬のお雛様 その1)

できない奴は机が乱雑

仕事のできるできないは、机の上に表れるそうです。
確かに、机の上がゴチャッ!としている自分は、時に行き当たりばったり、時に支離滅裂。頭の中身がそのまま机に溢れている感じです。
対して、同僚は「机の上が乱雑なままで帰るのは気持ち悪い」と、いつもスッキリ片付けてから帰宅します。
確かに、彼の仕事はスマートだし、質も高い。そして周りからの信頼も高く、多くの人から頼られています。
だから、机の上といえど疎かにはできません。きっと、スッキリと机が片付けば、自分の頭の中もスッキリして、仕事のスピードも精度も上がるかも知れません。
でも、自分も散らかしたくて散らかしている訳ではありません。ただ、次から次と発生する仕事や事案を対応している内に、都度使ったり、預かった資料が積み上がっていくのです。
それは同僚も同じはずですが、果たして、自分と彼の違いはどこにあるのでしょうか。

仕事の早い、遅いを決めるもの

なぜ机の上が散らかるか。
それは、仕事や事案で必要な資料を、いつでもとり出せるよう手元に置こうとするからです。
そのすぐとり出せるところとは、つまり机の上です。
しかし、すぐとり出すためとは言え、すべてそんな扱いをしていたら、たちまち机一面資料が溢れてしまいます。
つまり、資料の必要度による優先順位や、緊急性を考えずに、手軽に机に投げ出す悪い癖が最大の原因なのです。
これでは、資料を求められた時、すぐに提示することはできませんし、甚だしい場合はどうしても見つからず、もう一枚プリントアウトをして紙の無駄をしています。
そして、頭の中も同様で、キチンと整理されていないので、急に意見を求められるとしどろもどろで、完全に仕事ができない人間になっています。
なんとか、こんな自分から抜け出したいと思いますが、そのためには、まず机の上から取り組む必要がありそうです。

2分間ルール

そんな自分の心に引っかかった言葉があります。
それは、「2分間ルール」です。
すなわち、「2分以内でできることは、全てその場で済ませる」と言うものです。
2分以内?そんなことあるの?
一瞬そう思いました。
しかし、メールに返信する、預かった資料を見て必要でなければシュレッダーをする、予定表にアポイントを書き込む、これら全て2分以内で可能です。
それを、後でまとめてやろうと考えるから、いつの間にやら手をつけていないタスクが溢れかえるのでしょう。
メールをすぐ返信さえしておけば、先方に回答するまでに余裕が生まれます。そこを疎かにすると、「少しも返信がないけど、どうなっているの」と叱られます。そのお詫びの文面を考えるだけで、どれくらい時間をロスしていることか。
あるいは、受け取った資料をすぐに然るべきところに始末する、またはシュレッダーする。それだけで、机の上はかなりスッキリとします。
すぐにアポイント表に記入する。これで、約束したことに抜けがなくなり、周りからの信頼も高まります。

人生すら変える処方箋

たった2分間、されど2分間です。
私たちは、それぞれ自分なりの時間感覚や、タスクの回し方を持っています。
そして、そのやり方に合わないことを、「余裕がなくてできない」と口にするのです。
しかし、中にはそれこそ2分間で十分できることもあります。
それが面倒臭いなら、毎日歯を磨いていることはどうか、風呂に入っているのはどうか。
三度、三度食事をしているのだって、面倒くさくて敵わないでしょう。
要は、これら毎日のタスクは自分の習慣に落とし込まれているので、無理なく実行できるのです。
逆に言えば、2分以内でできることを疎かにすることは、私たちの悪い習慣です。
悪い習慣を改めることができれば、時に人生すら変えられます。
だから、この「2分間ルール」をいつも心に持っていたいですね。
そして、面倒くさくて、ついつい後回しにしたくなったら、これは2分以内で終わるか、終わらないかを自分に問いかけてみたらどうでしょう。
ひょっとしたら、この「2分間ルール」で身の回りや時間の使い方がスッキリして、人生が変わるかも知れません。