今日学んだこと

分かっていることは書かない。分かっていないから書いて学ぶ。だから「今日学んだこと」なのです。

PDCAの本質 〜作業と振り返り〜

(写真:光る巨人)

■作業しかできない私たち

前に「作業のわな」と言う内容を投稿しました。
私たちは、目の前に作業を与えられると、それで満足して、何のために作業しているのか、作業して最後どこに行き着くのかを忘れてしまいます。
目の前に作業が積み上がっている時は、とにかくその作業をこなすのに精一杯です。そして、その作業をなんとかこなすのが目的になってしまいます。忙しい時に、私たちが夢見るのは、この仕事が片付いた後の余裕のある状態であり、それがいつ間にか私たちのゴールになっています。
だから、作業がなくなった時に、急に手持ち無沙汰になって右往左往します。その時は「仕事は自分で探さんか!」と叱責されますが、日頃から準備していなければ、自ら次のアクションを起こすのはたいへんです。
このように、私たちはすぐに作業のわなに取り込まれます。これを十分心しなければならないと同時に、私たちは作業しか出来ない存在だと自覚すべきなのです。

■作業に落とし込む

確かに、効率を考えたら作業に落としこんで貰った方が動きやすいのは間違いありません。
少し動くたびに、「そうじゃない」「もっと考えよ」と言われる。その度に、右に行こうか、左に行こうか考え込むことなります。
「それなら、最初から皆んな決めて、その通りやらせてくれよ」と愚痴も出ます。
ゴールを決めて、一目散に突っ走れば、足の速い人なら誰よりも早くゴールに着くでしょう。
ならば、まずは一旦作業に落とし込んでみる。作業なら私たちは最高のパフォーマンスで動けますから。
そして、迷いがないように会社として承認して、ゴールを作っておく。
あとは、少しでも早く着くようにハッパをかければ、皆んな決められたゴールを全力で目指すでしょう。

■振り返り

ゴールを達成すること、しかし、それは一つの通過点でしかありません。
通過点であり、評価ポイントです。
まずは作業のゴールまで頑張ってみて、そこで一度棚卸しをします。
ここまでで、最終的に目指すゴールとずれていないか。あるいは、最終のゴールに修正は必要ないか。
作業するメンバーは適材適所か。もっと結果を出すことは出来なかったのか。
そして、次のゴールはどこまでを、どのように行うか。
言わば振り返りです。
ただ、私がよくやるミスは、一つのゴールまでに時間をかけ過ぎることです。
作業が決まると、餌を与えられた家畜よろしく、嬉しくなってそれに飛びつきます。
そして、その目先の作業をひたすらやり続けてしまうのです。おそらく、不明確で大きなゴールしか設定していないからこうなるのでしょうね。適切なゴールを設定して、短く刻まねばならないと反省しきりです。

■PDCAの本質

つまり、これはPDCAの話です。
Pは、プラン、計画。
Dは、ドゥ、実行。
Cは、チェック、振り返り。
Aは、アクト、改善。
前段の話に当てはめれば、プランでまず大きなゴールを決めて、そこに至る中間のゴールと小さいゴールに分割します。
目の前のゴールが決まったら、次はそのゴールに至るまでの作業に落とし込みます。
これで初めて、次のドゥの段階に進めます。
ドゥで大切なのは、実行に迷いがないこと。
ここで迷ってしまうと、一つ目のゴールに到達するのが遅くなります。だから、ドゥは明確な作業に落とし込まねばなりません。
ただ、その作業も評価を適切にしないと、方向がずれていても、そのまま行ってしまうことになります。だから、一つ一つのゴールは短く刻む必要があります。
そして、一つのゴールに到達したら、そこで今までの活動を棚卸ししてチェックします。
当然、想定外のことや、スケジュール通り行かないことが殆どなので、それを受けて次のゴールや、作業を変えねばなりません。
これが、アクションです。
どうしても、PDCAと聞くと、「走りながら考えよ」と聞こえるのですが、走りながら考えていたら、効率が悪くてゴールは遠くなるばかりです。
だから、走る時(ドゥ)は走る、考える時(プラン、アクション)は考えると言うのが、PDCAの正しい運用だと思うのですが、いかがでしょうか。