今日学んだこと

分かっていることは書かない。分かっていないから書いて学ぶ。だから「今日学んだこと」なのです。

仕事を増やす人

(写真:あふれる赤)

時間がない、時間がない

とかく今は時間がない。
「忙しい、忙しい」と皆んな目に角を立てて走り回っています。
その癖、日本人ホワイトカラーの生産性は先進国中最低だとか。
いったい、どうなっているのでしょうか。
休みも取らず、労働時間も長い。
活動量も多くて、それで生産性が低ければ、あとは要らないことに大量に時間を取られていると言うことになりますね。
例えば、最近よく日本人の会議好きが取り沙汰されます。もっと言えば、無駄な仕事を増している元凶くらいに思われています。
もちろん会議は、メンバーの意思の疎通を図るための大切な場ですから、その要否は論ずるまでもありません。しかし、形式的な報告だけの場であったり、結論の出ないことをダラダラと話しあったり、さらに会議資料の準備に膨大な時間を費やしたりと、現場の我々から言えば、無駄な時間に思えるのも致し方ないところがあります。
要は、会議自体が悪いのではなく、その開催目的をしっかり定めることが大切なのだと思います。そして、単に決められた予定の消化だけが目的になってしまわないように、開催の費用対効果が得られない時は、早めに終了する選択肢も必要でしょうね。

仕事を増やす人

また、私たちには、無駄な仕事を自ら作り出しているところもあります。
自分で、自分が忙しくなるように追い込んでいる。別に上司命令でも、お客さんが無理を言っているのでもない。自分から好んで、忙しいように、時間がなくなるように追い込んでいるわけです。
挙句に、忙しい、忙しいと言い、人に当たり散らすことだってある。
「いや、社会人にもなって、そんな馬鹿なことをする人はいないよ。」
そのように思われるかも知れないので、分かりやすい例を出します。
例えば、お客さんから一通のメールが入りました。「◯◯について検討したいから、商品を選定して至急連絡が欲しい。」
それが、よく分かっている製品ならまだしも、社内でまだ事例がないと、調査だけでも時間がかかることが想定されます。
思わず面倒くさくなりますよね。そこで、ついつい放置してしまう。
時間がかかるならかかるで、一本連絡しておけば良いのに、それすら怠る。そして、忙しい毎日に紛れて記憶から遠のいてしまう。
そしてある日・・・お客さんから電話が入ります。しかも、あきらかに不機嫌な声で。
「あの、前頼んでおいたことだけど、さすがにもう出来てるよね。」
「あの、ご依頼いただいたことと言われますと・・・。」
「ちゃんとメールで依頼したろ。しかも、重要案件扱いで。」
「あ・・・。」
「あ、じゃないだろ。至急と書いてあったし、どれくらいかかるんだ。」
「その、少しだけお時間をいただけないでしょうか。」
「はあ?もういいよ!」
ガチャン!!
・・・さあ、えらいことになりました。
上得意先を怒らせてしまいました。
さあ、どうしよう。
すぐ、部長に報告しなければ。
でも、もの凄く怒られるだろうな・・・。
で、しっかり1時間近く悩んで部長に報告。
そしたら、また1時間近く説教され、その後、部長と一緒に手土産を持って謝罪の訪問をしました。
先方でも、散々怒られて、それでやっと許して貰えましたが、代わりに明日中に提案書の提出を約束させられました。
ああ、今夜は徹夜か。
散々怒られて心はズタズタ、事態収拾のドタバタと、突然の割り込み仕事でスケジュールはバタバタ。
〜・〜
一本の電話の手間を惜しんだばかりに、もの凄い量の時間を消費しました。
これは少し極端な例かも知れませんが、あり得ない話をではありません。
しかし、すぐに手をつけなかった所為で、お詫びをしたり、聞き直したりする手間は日常的に発生しています。
自分もこのように仕事を増やしていないかと、反省させられます。

木こりの話

まだ、ありますね。
頑張れば、頑張るほど、生産性を下げている話。
よく引用されるのは、この木こりの話です。
彼は、1日6時間かけて木を10本切り倒していました。
しかし、だんだん切り倒すことができる木の数々が減っていきました。
そこで、木こりは減った分をなんとか挽回しようと、1日8時間木を切るようになりました。
最初は、前のように1日10本切り倒すことができていましたが、やがてそれでも8本、7本と倒せる数は減っていきました。
そこで、木こりはさらに1日10時間働くようにしました。しかし、とても前のように木を切ることはできません。
そんな彼を見て、仲間の木こりが声をかけて来ました。
「木を一生懸命切るのも結構だが、その前に斧の刃を研いだらどうだ?」
しかし、彼はこう答えました。
「そんな時間はないよ。とにかく、今は少しの時間でも木を切るんだ。」

刃を研ぐ

つまり、斧の刃の切れ味が落ちても、そのまま働いていたものだから、木がサッパリ切れずに時間がかかっていたと言うオチです。
しかも、この木こりは、それでも刃を研ぐ時間すら惜しんで木を切っていました
ちょっと聞くとバカみたいな話ですが、意外に私たちは似たようなことをしていないでしょうか。
例えば、日本人は世界一睡眠時間が短いと言います。なぜなら、寝る間も惜しんで勤勉に働いているからです。
しかし、睡眠時間を削ると判断能力が落ちて、仕事のパフォーマンスが下がります。すると、仕事を片付けるのに時間が余分にかかるようになります。その伸びた時間を穴埋めするために、また長時間働き、ますます睡眠時間を削る。
そして、またパフォーマンスが落ちて、仕事の時間が長くなる。
いっそ、グッスリと寝て、一気に仕事を片付けて、早く帰ってまたしっかりと休む。
果たして、会社にとってはどちらが有難いでしょうか。
つまり、仕事をする前に、自分のコンディションを整える、これが刃を研ぐことです。
他にもありますね。
仕事の資料の整理整頓とか、あるいは、営業先の顧客名簿の整理をするとか、毎日少しずつ心掛ければ、仕事の効率を格段に引き上げることができるのに、忙しさにかまけて疎かにしていることってあります。
それで、仕事に時間をとられて、忙しい、忙しいと言う。
果たして、こんなの理由で無駄な仕事を増やしていないか、反省頻りです。