今日学んだこと

分かっていることは書かない。分かっていないから書いて学ぶ。だから「今日学んだこと」なのです。

報告スキル

(写真:鉄塔 黄昏前)

《報告も仕事のうち》

お客さんに見積を提出したり、納品をしたり、トラブル対応をしたり、このような仕事なら誰でも気を張って行います。

じゃあ、営業日報や、出張報告、トラブルや事後処理の報告等、社内で上司に行う場合はどうでしょうか。
ついつい、社内のことだし、お客さんに迷惑をかける訳でないし、いつも話をしている上司だしと、気を抜いて手抜きの報告になっていないでしょうか。

手抜きは言い過ぎでも、肝心の情報が欠落していたり、言葉を省略したり、組み立てが十分でなかったり、受ける立場に立っていない報告をしていないかと反省しています。

だから、上司から「君の言うことは分からない。まさか、お客さんにも同じことをしていないよな。」とお小言を頂戴したり、心配されたりします。
そう言われればまことに不本意で、「お客さんにはちゃんとやっています。」と言い返したくなります。
そして(社内のことまで、そこまで気を張ってやっていられるか)と言う思いが溢れてきます。
しかし、それもちゃんと見透かされて、こう言われます。
「報告も大切な仕事なんだ。だから、きちんとやってくれ。」

《報告は小プレゼン》

報告は仕事、だから大切。
確かにその通りです。

社内だから気を抜いて良いものではありません。
ですが、社内だから言い間違いが許されるのも、また事実。
「おい、ちょっと、その言い方まずいんじゃないか。それはこう言うべきだろう。」
と、すぐに正して貰えます。

もちろん、皆んなが聞いている前で恥をかくことになりますが、それでもお客さんの前で間違うより余程マシです。
むしろ、お客さんに対して行う報告やプレゼンを聞きやすく、分かりやすく行うための練習くらいに思ったらどうでしょうか。

相手は上司ですが「社内の報告くらい手を抜かせてくれよ」と思うのでなく、「上司への報告で分かりやすく、すっきりとした説明の練習をしよう」くらいの意識でも良いと思います。

《報告は評価のチャンス》

私たちは、誰しも会社に対して、「自分のことを正当に評価して貰っていない。」「ちっとも任せて貰えない。」と不満を抱えています。
上司が少しも自分に関心がない、あるいは全く信用がないと、気持ちに鬱積させていますが、しかし、その原因を作っているのは自分かも知れません。

信用は1日にして成らずと言います。
上司の依頼に対するレスポンスの早さ、頼まれた仕事の正確さ、そして報告の分かりやすさが、信用を深めることになります。

頼まれたことへロクなレスポンスもしない。仕事の結果も必ず上司の手を煩わせる。報告もサッパリ要を得ない。
だけど、都合良く、信頼してくれ、任せてくれと、そこだけ求めてはいけないでしょう。

仕事は、日々、評価の連続です。
依頼され、頼まれ、レスポンスを返すそのままが、信頼の積み重ねをしているのです。
ですから、毎日定型的に行う報告でも、良い評価を積み上げるチャンスと心得て、大切に行いたいものです。